Los nombres con preposiciones, conjunciones o articulos se clasifican asi. Se quedan en el mismo lugar y se encierra entre parentesis. No constituyen unidad de archivo
Las delicias de los montes
La casa de los Cantantes
J.M. Maldonado e hijos
Las dunas industria de los jabones
Casa ( de los) cantantes (la)
Delicias ( de los) Montes (Las) *Orden Alfabético
Dunas industria ( De los) Jabones (Las)
Maldonado J.M. (E) hijos.
Regla No. 12
Las abreviaturas se escriben completas. Las iniciales se consideran como una unidad de archivo
FAS / Filtros Modernos
Repuestos S.A. / repuestos sociedad anónima
Regla No. 13
Las siglas de instituciones se usan mucho en la actualidad cada sigla constituye una unidad si dentro de la misma hay una o mas silabas. Si esta formado por las iniciales del nombre de la empresa cada inicial es como una unidad
ASONAC: Asociacion solidaria nacional
CISV: camara (de) industria (del) sector
Regla No. 14
Los titulos, grados academicos o religiosos se pasan al final se encierran entre parentesis y no se consideran entre parentesis y no se consideran unidad e archivo pero sirve para definir el orden alfabetico en nombres iguales si no hay nombre completo se quedan como estan.
Ing. Ernesto Castillo
Dr, Ernesto castillo
General (de) brigada santiago
Catillo Ernesto (Ing)
Catillo Ernesto (Dr)
General (de) brigada santiago
Regla No. 15
Los articulos en otros idiomas que no sean español o ingles se quedan en el mismo liugar y cuentan como unidad de archivo
Le Cafe
Le petit Mont
Le Visage
Regla No. 16
Los terminos padre, hijo, junior, se colocan al final entre parentesis y cuentan como unidad de archivo
Oscar Oliva, III
Oscar Oliva,(Hijo)
Oscar Oliva ( padre)
Regla No. 17
Cuando dentro de un nombre se encuentran numeros debemos escribirlos con letras
Boutique 100 trajes / Boutique cien trajes
Restaurant Rafael IV / Restaurant Rafael cuarto
Lavanderia 2X1 / Lavanderia dos por uno
Regla No. 18
Los nombres de mujeres casadas se consideran de acuerdo con la ley
* idoma ingles la señora cambia su apellido por el del esposo
stefany lorenz/ esposo Janes Mc. Cann
Regla No. 19
Los nombres de los bancos se archivan tal como se consideran si en el nombre no figura la palabra banco puede anteponerse.
CHN / Banco credito hipotecario nacional
BANTRAB el ´progreso / Banco ( de los) trabajadores el progreso
Regla No. 20
Se usan direcciones para los siguientes casos: cuando los nombres son identicos cuando existen archivos especiales para vendedores, cuando nos interesan mas las zonas de una poblacion.
1a. calle 8-11 zona 8 Quetzaltenango / Quetzaltenango zona 8 primera calle 8-11
2a, calle 15-70 zona 1 Guatemala / Guatemala zona 1 segunda calle 15-70
Regla No. 21
Para archivar papeles referentes a los gobiernos países o repúblicas diferentes se procede de la forma siguiente: anteponer la palabra país y gobierno; república o similar aunque no aparezcan el nombre original cuando a los nombres de los ministerios se agrega una dependencia se ordena colocando el nombre del ministerio y luego el nombre de la dependencia.
*ministerio de Agricultura
Guatemala Gobierno (de) ministerio (de) Agricultura
Ministerio de Agricultura dirección gral. de siembra
Guatemala Gobierno (de) Ministerio de Agricultura Dirección General de siembra.
Regla No. 22
Cuando los nombres son de instituciones que no pertenecen al gobierno o que son semiautonomas se escriben o se archivan tal y como se escriben
Asociación pro salud animal
Liga Guatemalteca (de) higiene Mental
Regla No. 23
Cuando son nombres pertenecientes a departamentos o municipios se clasifican por el lugar y luego por el nombre
Comisión de limpieza de Jalapa
Comisión para el mejoramiento de Amatitlan
Amatitlan Municipio (de) Comisión (para el ) mejoramiento
Jalapa departamento (de) Comisión (de) Limpieza
¡SISTEMAS DE ARCHIVO UTILIZADOS EN UNA EMPRESA!
En una empresa, los
archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se
consultan los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos.
Los archivos
activos representan un material de información indispensable en la actividad
diaria se una empresa ya que su consulta es constante.
Para los archivos semiactivos se
establece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades dela empresa, para la conservación de documentos;
esto es con la finalidad de dejar espacio a otros documentos ya que de lo
contrario, el de las gavetas sería insuficiente.
En los archivos
inactivos se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente. Por
ejemplo, los datos de establecimiento de la empresa nóminas, estados contables,
etc. Todos estos documentos nunca deben ser destruidos.
Dentro de un
sistema de archivo, toso documento lleva una continuidad: se clasifica,
registra y archiva.
·
Clasificar: Es reunir
todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.
·
Registrar: Es anotar
en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
·
Archivar: Es guardar
ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados,
registrados y colocados en carpetas.
Los sistemas de
archivo más usuales son: el Alfabético. Cronológico, geográfico. Por asuntos.
Existen otros, como
el numérico y el decimal, que por su complejidad y extensión, no se estudiarán
en este curso.
- Sistema Geográfico
En este sistema la clasificación
es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabético de
regiones, territorios, estados, provincias, etc.
Los documentos se ordenan
siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:
1. Estado
2. Ciudad
3. Provincia
4. Municipio
- Sistema cronológico
Este sistema se lleva tomando en
consideración la fecha de expedición de los documentos.
En el caso de papeles con la misma
fecha, será necesario recurrir a la ayuda del sistema alfabético. Los
documentos se ordenan tomando en cuenta primero el año, después el mes y por
último, el día.
Sistema de archivo por asuntos
La clasificación que se hace por
este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no
tomando en consideración el nombre de la empresa remitente.
- Microfilmación
El objeto de este proceso es el
producir películas y microfichas de todos los documentos de un archivo, de
manera de conservar permanentemente las imágenes contenidas en los rollos de
microfilmación.
Para ello, cada empresa utilizara
sistemas apropiados a sus necesidades, con el objeto de proporcionar seguridad
y acceso inmediato a la información microfilmada.
En cuanto a un archivo inactivo,
es ventajoso este sistema porque permite la destrucción de cantidades
considerables de documentos, con el objeto de economizar espacios; además la
microfilmación de documentos importantes tiene la ventaja de que se guardan en
cajas de seguridad.
- Sistema por asunto
Se archiva por el topico que trata la carta
- se usa en oficinas de tipo tecnico o estadistico
- se adapta tambien para el archivo de los ejecutivos
- QUE SE NECESITA PARA ORGANIZAR UN ARCHIVO POR ASUNTO?
- conocer a fondo el movimiento de la empresa
- usar titulos amplios
- colocar en orden alfabético las decisiones u subdivisiones
- contar con los indices auxiliares
Un archivo por asunto tiene 2 formas posibles
- El arreglo por diccionario en los asuntos van en estricto orden alfabetico y sin ninguna relación
- el arreglo tipo enciclopédico en que se agrupan los asuntos en forma logica con sus divisiones
- Sistema Numerico Duplex
- Es una combinacion de sistema por asunto y sistema numerico
- Los asuntos se numeran correlativamente
- La primera subdivision lleva un guion y otro numero principiando con uno (1)
- Las siguientes subdivision lleva una letra del alfabeto
- Es sencillo y facil de aplicar
- Sistema Decimal de Dewey
- Es el mas usado en bibliotecas
- Se dividen los temas en 10 grandes grupos
- Estos se subdividen de 10 en 10
- Una de sus ventajas es que se subdividen indefinidamente
- Se necesita hacer un estudio preliminar para aplicarlo y poder integrar todos los temas y subdivisiones en solo 10 grupos lo que constituye una desventaja
RECOMENDACIONES
- Tenlo al alcance de la mano: Archivar debe ser algo instantáneo y sencillo. Si cada vez que debes archivar algo tienes que levantarte, lo normal es que acabes no haciéndolo
- Clasifícalo
alfabéticamente: Mucha gente intenta clasificarlo por
proyectos o por áreas, lo cual multiplica la probabilidad de no encontrar
algo cuando no recuerdas dónde lo archivaste. En un sistema alfabetizado
al final todo se archiva por tema, proyecto, persona o empresa, así que
sólo tendrás que mirar en tres o cuatro sitios como mucho si no recuerdas
por qué criterio lo archivaste
- Ten siempre muchas
carpetas disponibles: Siguiendo el principio general de convertir
el archivar en una tarea lo más rápida y sencilla posible, a la hora deprocesar es
fundamental tener a mano un buen número de carpetas disponibles, sean
estas nuevas o recicladas
- Mantén los
archivadores por debajo de tres cuartos de su capacidad: El riesgo derivado de no hacerlo es doble ya
que, por una parte, al verlos llenos te resistirás a archivar más cosas y
terminarás amontonándolas y, por otra, si están demasiado llenos, la
búsqueda de cualquier documento será mucho más difícil y te llevará más
tiempo. Para mantener los archivadores por debajo del límite recomendado
debes purgarlo periódicamente. Si aún así ves que te resulta difícil
mantenerlo bajo control, considera mover documentos con poca probabilidad de
ser consultados (proyectos ya cerrados, ex-clientes, facturas…) a otro
archivador más alejado de tu espacio de trabajo.
En cualquier caso, lo que debes tener siempre en cuenta es que si merece la pena guardar algo lo mejor es hacerlo de manera que sea fácilmente accesible o, de lo contrario, ¿para qué guardarlo? - Etiqueta tus
carpetas con un generador de etiquetas automático: Las etiquetas con letra impresa son muy
fáciles de identificar y, según David Allen, hacen que la relación con tus
archivos sea distinta sin saber muy bien por qué. Ya comenté en un post anterior que yo
utilizo un DYMO Letra Tag X desde
hace años y que estoy muy contento con el. Para sacarle el máximo partido
es muy importante que lo tengas siempre a mano y no lo compartas
- No escatimes en
calidad: Hay diferencias de precio muy importantes
entre un archivador de primera calidad y uno que no lo es. También la hay
unos meses más tarde entre la suavidad y el silencio con que siguen
deslizándose los cajones del primero y los constantes atascos y chirridos
del segundo. Si estás decidido a implantar GTD tendrás que archivar cosas
a diario en tu archivo de consulta general, así que es mejor que hagas una inversión
inteligente y te compres un buen archivador
- Si puedes, deshazte
de los archivadores colgantes: Este
tipo de archivadores son en teoría mucho menos efectivos por ser menos
flexibles y más formales que otros tipos de archivo. Yo sí uso
archivadores colgantes y no tengo mayor problema con ellos, pero no quería
dejar de compartir contigo este consejo del propio David Allen
- Si no puedes, haz lo
siguiente con tus archivadores colgantes:
a) Etiqueta las carpetas, no los colgadores. Así podrás llevártelas en un momento dado sin tener que acarrear con el colgador. Puede ser también útil etiquetar adicionalmente el primer colgador de cada letra a modo de separador
b) Utiliza sólo una carpeta por colgador. De este modo no tendrás que reubicar de nuevo todas las carpetas por orden alfabético cada vez que se te llene un archivador
c) Dispón de un buen número de colgadores vacíos y de carpetas disponibles para poder etiquetarlas y archivar lo que necesites al momento - Depura tus archivos
al menos una vez al año. De
este modo no sólo evitarás que tu archivo acabe convirtiéndose en un
“agujero negro” sino que también podrás permitirte “el lujo” de archivar
cosas “por si acaso”, ya que sabes que unos meses más tarde vas a
revisarlo y tirarás todo lo que no tenga sentido conservar. David Allen
sugiere aprovechar los tiempos muertos que ofrecen por ejemplo las esperas
al teléfono para ir depurándolo poco a poco pero, además, aconseja hacer
una “limpieza a fondo” al menos una vez al año e idealmente en una fecha
determinada, como puede ser al hacer la declaración de la renta o a final
de año.
