ARCHIVO

La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E. Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).

La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.

También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc.

CLASES DE ARCHIVO

Según el grado o frecuencia de utilización:

• Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
• Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
• Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

Según el lugar de emplazamiento:

• Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
• Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
• Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
• Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.

¿Que es archivar?

• Archivar es... un proceso continuo que se inicia cuando se crea un vídeo y sigue infinitamente hacia el futuro.
• Archivar es... un proceso que puede ser incorporado en los flujos de trabajo de vídeo existentes. 
• Archivar es... una forma de asegurarse de que sus vídeos sigan siendo auténticos e intactos, para que pueda usarlos como evidencia.
• Archivar es... una manera de asegurarse de que sus vídeos estén disponibles, fáciles de encontrar y que se puedan ver en el futuro.
• Archivar NO es... una acción de una sola vez. 
• Archivar NO es... guardar sus vídeos en un disco duro y dejarlo sobre un estante.

IMPORTANCIA DE ARCHIVAR!

El archivo surge de la necesidad de gestionar tanto la documentación histórica como la que produce y recibe la administración municipal.El objetivo es que esta información este disponible para uso por parte del personal del ayuntamiento, la ciudadanía y las personas dedicadas a la investigación.-Los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del estado este con otros estados. Su existencia,desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos.

DIVERSOS MEDIOS UTILIZADOS PARA ARCHIVAR!

• Gancho o espigon: es una plancha de metal o madera que sirve de base a un gancho. Se usa como archivo temporal para facturas o comprobantes.
  

• Tabla shanon: es una tala del tamaño de una hoja oficio o carta con un gancho para sujetar papeles. Se usa en hospitales.

• Archivo Caja: se usa en el siglo XIX; en el se utiliza por primera vez en el alfabeto, con hojas móviles que llevan en el borde las letras del alfabeto.

• Carpeta Fuelle: es una carpeta con distintos compartimientos, se parece a un acordion porque al abrirlo se ensancha y se utiliza para transportar documentos.

• Microfilme:  lo usan empresas con gran volumen de documento como periódicos o cuando se necesita que quede constancia como en los bancos que devuelven cheques y solo les queda el microfilme. Se fotografía los documentos en tamaño miniatura en cintas como una película y para consultar en documento se usa un lector o proyector quqe lo amplia se archivan en gabinetes y se colocan en forma vertical   

• Microficha: en una microficha pueden guardarse expedientes completos en lugar de ser una película continúan son imágenes subsiguientes osea en partes de película se guardan y estos cajas especiales.

¡REGLAS UNIVERSALES DE ARCHIVO!

Regla No.1 

Para ordenar alfabéticamente el primer paso es invertir el nombre de la persona. Ejemplo:

                             Tania Giron / Giron Tania

                             Tania Consuelo Giron / Giron Tania Consuelo 

Regla No.2 

Los apellidos de una persona contituyen una unidad de archivo. Ejemplo: 

                                  Tania Consuelo Giron Herrera / Giron Herrera Tania Consuelo

                               Carlos Alberto Beltran Recinos / Beltran Recinos Carlos Alberto 

Regla No.3

Si la primera unidad es distinta decidirá el orden alfabético. Ejemplo:

Mario Morales / Morales Mario

Ines Revolorio / Revolorio Ines                       *Invertido! 

Manuel Alvarez / Alvarez Manuel  

           Alvarez Manuel

           Morales Mario                                   *Orden alfabético 

           Revolorio Ines 

Regla No.4 

Si la primera unidad del nombre es igual la segunda decide el orden alfabético

Marta Ofelia Lara /  Lara Marta Ofelia 

Ofelia Lara         / Lara Ofelia                                            *Invertido 

Marta Lara          / Lara Marta 

             Lara Marta

             Lara Marta Ofelia                                                  *Orden Alfabético 

             Lara Ofelia 

Regla No.5 

Una inicial, nombre o apellido mas corto o solo precede a uno mas largo, si tiene las mismas letras.

Guillermo Saz / Saz Guillermo 

Sergio Catalan / Catalan Sergio                                                    *Invertido! 

Guillermo Sazo / Sazo Guillermo 

S. Catalan          / Catalan S. 

                                          Catalan S. 

                                          Catalan Sergio                                          *Orden Alfabético 

                                          Saz Guillermo 

                                          Sazo Guillermo 

Regla No.6 

Los articulos al principio de un nombre comercial pasan al final entre parentesis y no constituyen unidad de archivo 

La casa de los libros / Casa (de los) libros (La) 

El barco fantasma    / Barco Fantasma ( El)                                *Invertido! 

Los Cipreses           / Cipreses (Los) 

The royal house      / Royal house (The) 

Barco Fantasma ( El)

Casa ( de los) libros (La)                                                 *Orden Alfabético 

Cipreses (Los) 

Royal house (The) 

Regla No.7 

Los prefijos forman Nombres compuestos se consideran como una sola palabra 

Luis de leon / De loen Luis 

Juana maria del valle / Del valle Juana maria                       *Invertido! 

Elvis Fitz Gerald  /  Fitz Gerald Elvis 

De leon Luis 

Del Valle Juana Maria                                            *Orden Alfabético 

Fitz Gerald Elvis 

Regla No. 8 

Las cosas comerciales, sociedades, instituciones, cooperaciones, etc. Se clasifican como se escriben. 

Laboratorios Unidos Centro Americanos 

Grabados Internacionales 

Feria Nacional Ambiental 

Excepto cuando la firma contiene el nombre completo de un individuo 

Asesoria Financiera Juan Alberto Ponce 

Excursiones Economicas J.C benavides 

Regla No.9 

Los miembros  geograficos conn articulo al principio de los mismos quedan igual y el articulo si cuenta como unidad de archivo 

El tumbador 

Los encuentros 

Los andes 

La ceiba  

El tumbador 

La Ceiba  

Los andes                                       *Orden Alfabético 

Los encuentros 

Regla No. 10 

En los nombres geograficos formado por varias palabras se considera cada palabra como una unidad

San diego California /    San diego california 

Villa Nueva              /     San martin chile verde              *Orden Alfabético 

San martin chile verde / Villa nueva