Regla No. 11 

Los nombres con preposiciones, conjunciones o articulos se clasifican asi. Se quedan en el mismo lugar y se encierra entre parentesis. No constituyen unidad de archivo 

Las delicias de los montes 

La casa de los Cantantes 

J.M. Maldonado e hijos 

Las dunas industria de los jabones

 

Casa ( de los) cantantes (la) 

Delicias ( de los) Montes (Las)                             *Orden Alfabético 

Dunas industria ( De los) Jabones (Las) 

Maldonado J.M. (E) hijos. 

Regla No. 12 

Las abreviaturas se escriben completas. Las iniciales se consideran como una unidad de archivo 

FAS / Filtros Modernos 

Repuestos S.A. / repuestos sociedad anónima

Regla No. 13 

Las siglas de instituciones se usan mucho en la actualidad cada sigla constituye una unidad si dentro de la misma hay una o mas silabas. Si esta formado por las iniciales del nombre de la empresa cada inicial es como una unidad 

ASONAC: Asociacion solidaria nacional 

CISV:  camara (de) industria (del) sector 

Regla No. 14 

Los titulos, grados academicos o religiosos se pasan al final se encierran entre parentesis y no se consideran entre parentesis y no se consideran unidad e archivo pero sirve para definir el orden alfabetico en nombres iguales si no hay nombre completo se quedan como estan. 

Ing. Ernesto Castillo 

Dr, Ernesto castillo 

General (de) brigada santiago 

Catillo Ernesto (Ing)

Catillo Ernesto (Dr) 

General (de) brigada santiago 

Regla No. 15 

Los articulos en otros idiomas que no sean español o ingles se quedan en el mismo liugar y cuentan como unidad de archivo

Le Cafe

Le petit Mont

Le Visage 

Regla No. 16 

Los terminos padre, hijo, junior, se colocan al final entre parentesis y cuentan como unidad de archivo 

Oscar Oliva, III

Oscar Oliva,(Hijo)

Oscar Oliva ( padre) 

Regla No. 17 

Cuando dentro de un nombre se encuentran numeros debemos escribirlos con letras 

Boutique 100 trajes / Boutique cien trajes 

Restaurant Rafael IV / Restaurant Rafael cuarto

Lavanderia 2X1 / Lavanderia dos por uno 

Regla No. 18 

Los nombres de mujeres casadas se consideran de acuerdo con la ley 

* idoma ingles la señora cambia su apellido por el del esposo 

stefany lorenz/ esposo Janes Mc. Cann 

Regla No. 19 

Los nombres de los bancos se archivan tal como se consideran si en el nombre no figura la palabra banco puede anteponerse. 

CHN / Banco credito hipotecario nacional 

BANTRAB el ´progreso / Banco ( de los) trabajadores el progreso 

Regla No. 20 

Se usan direcciones para los siguientes casos: cuando los nombres son identicos cuando existen archivos especiales para vendedores, cuando nos interesan mas las zonas de una poblacion. 

1a. calle 8-11 zona 8 Quetzaltenango / Quetzaltenango zona 8 primera calle 8-11 

2a, calle 15-70 zona 1 Guatemala / Guatemala zona 1 segunda calle 15-70 

Regla No. 21 

Para archivar papeles referentes a los gobiernos países o repúblicas diferentes se procede de la forma siguiente: anteponer la palabra país y gobierno; república o similar aunque no aparezcan el nombre original cuando a los nombres de los ministerios se agrega una dependencia se ordena colocando el nombre del ministerio y luego el nombre de la dependencia.

*ministerio de Agricultura 

Guatemala Gobierno (de) ministerio (de) Agricultura 

Ministerio de Agricultura dirección gral. de siembra 

Guatemala Gobierno (de) Ministerio de Agricultura Dirección General de siembra. 

Regla No. 22

Cuando los nombres son de instituciones que no pertenecen al gobierno o que son semiautonomas se escriben o se archivan tal y como se escriben 

Asociación pro salud animal 

Liga Guatemalteca (de) higiene Mental 

Regla No. 23 

Cuando son nombres pertenecientes a departamentos o municipios se clasifican por el lugar y luego por el nombre 

Comisión de limpieza de Jalapa 

Comisión para el mejoramiento de Amatitlan 

Amatitlan Municipio (de) Comisión (para el ) mejoramiento 

Jalapa departamento (de) Comisión (de) Limpieza 

¡SISTEMAS DE ARCHIVO UTILIZADOS EN UNA EMPRESA!

En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se consultan los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos.

Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria se una empresa ya que su consulta es constante.

Para los archivos semiactivos se establece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades dela empresa, para la conservación de documentos; esto es con la finalidad de dejar espacio a otros documentos ya que de lo contrario, el de las gavetas sería insuficiente.

En los archivos inactivos se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo, los datos de establecimiento de la empresa nóminas, estados contables, etc. Todos estos documentos nunca deben ser destruidos.

Dentro de un sistema de archivo, toso documento lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

·         Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.

·         Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.

·         Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo más usuales son: el Alfabético. Cronológico, geográfico. Por asuntos.

Existen otros, como el numérico y el decimal, que por su complejidad y extensión, no se estudiarán en este curso.

• Sistema Geográfico

En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabético de regiones, territorios, estados, provincias, etc.

Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:

1. Estado

2. Ciudad

3. Provincia

4. Municipio

• Sistema cronológico

Este sistema se lleva tomando en consideración la fecha de expedición de los documentos.

En el caso de papeles con la misma fecha, será necesario recurrir a la ayuda del sistema alfabético. Los documentos se ordenan tomando en cuenta primero el año, después el mes y por último, el día.

Sistema de archivo por asuntos

La clasificación que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideración el nombre de la empresa remitente.

• Microfilmación

El objeto de este proceso es el producir películas y microfichas de todos los documentos de un archivo, de manera de conservar permanentemente las imágenes contenidas en los rollos de microfilmación.

Para ello, cada empresa utilizara sistemas apropiados a sus necesidades, con el objeto de proporcionar seguridad y acceso inmediato a la información microfilmada.

En cuanto a un archivo inactivo, es ventajoso este sistema porque permite la destrucción de cantidades considerables de documentos, con el objeto de economizar espacios; además la microfilmación de documentos importantes tiene la ventaja de que se guardan en cajas de seguridad.

• Sistema por asunto 

Se archiva por el topico que trata la carta 

1. se usa en oficinas de tipo tecnico o estadistico 
2. se adapta tambien para el archivo de los ejecutivos 

• QUE SE NECESITA PARA ORGANIZAR UN ARCHIVO POR ASUNTO? 

1. conocer a fondo el movimiento de la empresa
2. usar titulos amplios
3. colocar en orden alfabético las decisiones u subdivisiones 
4. contar con los indices auxiliares 

Un archivo por asunto tiene 2 formas posibles 

1. El arreglo por diccionario en los asuntos van en estricto orden alfabetico y sin ninguna relación 
2. el arreglo tipo enciclopédico en que se agrupan los asuntos en forma logica con sus divisiones

• Sistema Numerico Duplex 

1. Es una combinacion de sistema por asunto y sistema numerico 
2. Los asuntos se numeran correlativamente 
3. La primera subdivision lleva un guion y otro numero principiando con uno (1) 
4. Las siguientes subdivision lleva una letra del alfabeto 
5. Es sencillo y facil de aplicar 

• Sistema Decimal de Dewey 

1. Es el mas usado en bibliotecas 
2. Se dividen los temas en 10 grandes grupos 
3. Estos se subdividen de 10 en 10 
4. Una de sus ventajas es que se subdividen indefinidamente 
5. Se necesita hacer un estudio preliminar para aplicarlo y poder integrar todos los temas y subdivisiones en solo 10 grupos lo que constituye una desventaja 

RECOMENDACIONES 

1. Tenlo al alcance de la mano: Archivar debe ser algo instantáneo y sencillo. Si cada vez que debes archivar algo tienes que levantarte, lo normal es que acabes no haciéndolo
2. Clasifícalo alfabéticamente: Mucha gente intenta clasificarlo por proyectos o por áreas, lo cual multiplica la probabilidad de no encontrar algo cuando no recuerdas dónde lo archivaste. En un sistema alfabetizado al final todo se archiva por tema, proyecto, persona o empresa, así que sólo tendrás que mirar en tres o cuatro sitios como mucho si no recuerdas por qué criterio lo archivaste
3. Ten siempre muchas carpetas disponibles: Siguiendo el principio general de convertir el archivar en una tarea lo más rápida y sencilla posible, a la hora deprocesar es fundamental tener a mano un buen número de carpetas disponibles, sean estas nuevas o recicladas
4. Mantén los archivadores por debajo de tres cuartos de su capacidad: El riesgo derivado de no hacerlo es doble ya que, por una parte, al verlos llenos te resistirás a archivar más cosas y terminarás amontonándolas y, por otra, si están demasiado llenos, la búsqueda de cualquier documento será mucho más difícil y te llevará más tiempo. Para mantener los archivadores por debajo del límite recomendado debes purgarlo periódicamente. Si aún así ves que te resulta difícil mantenerlo bajo control, considera mover documentos con poca probabilidad de ser consultados (proyectos ya cerrados, ex-clientes, facturas…) a otro archivador más alejado de tu espacio de trabajo.
   En cualquier caso, lo que debes tener siempre en cuenta es que si merece la pena guardar algo lo mejor es hacerlo de manera que sea fácilmente accesible o, de lo contrario, ¿para qué guardarlo?
5. Etiqueta tus carpetas con un generador de etiquetas automático: Las etiquetas con letra impresa son muy fáciles de identificar y, según David Allen, hacen que la relación con tus archivos sea distinta sin saber muy bien por qué. Ya comenté en un post anterior que yo utilizo un DYMO Letra Tag X desde hace años y que estoy muy contento con el. Para sacarle el máximo partido es muy importante que lo tengas siempre a mano y no lo compartas
6. No escatimes en calidad: Hay diferencias de precio muy importantes entre un archivador de primera calidad y uno que no lo es. También la hay unos meses más tarde entre la suavidad y el silencio con que siguen deslizándose los cajones del primero y los constantes atascos y chirridos del segundo. Si estás decidido a implantar GTD tendrás que archivar cosas a diario en tu archivo de consulta general, así que es mejor que hagas una inversión inteligente y te compres un buen archivador
7. Si puedes, deshazte de los archivadores colgantes: Este tipo de archivadores son en teoría mucho menos efectivos por ser menos flexibles y más formales que otros tipos de archivo. Yo sí uso archivadores colgantes y no tengo mayor problema con ellos, pero no quería dejar de compartir contigo este consejo del propio David Allen
8. Si no puedes, haz lo siguiente con tus archivadores colgantes:
   a) Etiqueta las carpetas, no los colgadores. Así podrás llevártelas en un momento dado sin tener que acarrear con el colgador. Puede ser también útil etiquetar adicionalmente el primer colgador de cada letra a modo de separador
   b) Utiliza sólo una carpeta por colgador. De este modo no tendrás que reubicar de nuevo todas las carpetas por orden alfabético cada vez que se te llene un archivador
   c) Dispón de un buen número de colgadores vacíos y de carpetas disponibles para poder etiquetarlas y archivar lo que necesites al momento
9. Depura tus archivos al menos una vez al año. De este modo no sólo evitarás que tu archivo acabe convirtiéndose en un “agujero negro” sino que también podrás permitirte “el lujo” de archivar cosas “por si acaso”, ya que sabes que unos meses más tarde vas a revisarlo y tirarás todo lo que no tenga sentido conservar. David Allen sugiere aprovechar los tiempos muertos que ofrecen por ejemplo las esperas al teléfono para ir depurándolo poco a poco pero, además, aconseja hacer una “limpieza a fondo” al menos una vez al año e idealmente en una fecha determinada, como puede ser al hacer la declaración de la renta o a final de año.